Habilidades y herramientas de gestión del tiempo para gerentes

Son las herramientas las que pueden crear más tiempo para usted, al reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. 

Los gerentes ocupados, cargados de responsabilidades, sufren la pena de nunca tener suficiente tiempo. Naturalmente, no podemos crear más tiempo para completar nuestro trabajo, ¿o sí podemos? 
 
A continuación, analizamos las habilidades y herramientas de gestión del tiempo para gerentes y líderes de línea de negocio. Repasaremos cuatro mejores prácticas de gestión del tiempo que fortalecen la productividad y el control sobre su trabajo. Cada uno de los cuatro consejos tiene una herramienta enumerada debajo para ayudarlo a lograr el objetivo relacionado con la administración del tiempo. Son las herramientas las que pueden crear más tiempo para usted, al reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. 

1. Priorizar las tareas

La priorización es una habilidad que impulsa el éxito en cualquier campo. No puedes ser grande en ninguna profesión sin sobresalir en esta habilidad. La priorización es lo que te permite trabajar (y vivir) con un propósito y tomar el control de tu recurso más preciado: el tiempo. 
 
Cada mañana, o la noche anterior, mira tu lista de tareas pendientes. Identifica qué elementos son prioritarios. Las tareas urgentes son la máxima prioridad. Luego, aborda tareas de alto valor o trabajos que se alineen con tus objetivos a corto y largo plazo. Las tareas de baja prioridad deben delegarse o eliminarse. Con esto en mente, puedes bloquear el tiempo realmente necesario para completar el trabajo. 
 
Sé realista acerca de cuánto tiempo lleva realizar tareas específicas, dándote suficiente tiempo para hacer el trabajo; Sin embargo, abstente de exceder el límite de tiempo para cualquier proyecto. La investigación demuestra que el tiempo que lleva hacer algo, generalmente sobrepasa el límite de tiempo asignado. 
 
Herramienta: Opción de Tareas dentro de Outlook - Lista de tareas diarias y barra de tareas pendientes. 
 
2. Mayor enfoque en la calidad del producto de trabajo 
 
Todos tenemos ciclos de energía que amplifican y disminuyen a lo largo del día. Los madrugadores pueden funcionar mejor a primera hora de la mañana antes de que muchos de nosotros nos levantemos. Los noctámbulos pueden quemar rápidamente un proyecto por la noche cuando la mayoría de las personas se están relajando. 
 
Acepta que nadie opera en su mejor momento durante todo el día e identifica tus horas más productivas. Utiliza este principio a tu favor. Programa tu trabajo más desafiante en horas más productivas. Por el contrario, deja las tareas menos difíciles para tus momentos menos energéticos. 
 
Ten en cuenta también tus valiosos compromisos no laborales. ¿Llevas a tus hijos a la escuela por la mañana? ¿Tomas una clase de yoga por la noche para ayudarte a desestresarte? 
 
En el centro de identificar nuestro tiempo más productivo y asignarlo a nuestro trabajo profesional y privado más importante está el ser amable contigo mismo. Como tal, adoptar este concepto es parte integral de tener una perspectiva saludable sobre nuestro equilibrio entre el trabajo y la vida. 
 
Herramienta: Outlook para analizar su programación y OneNote para mantener notas sobre sus niveles de energía y productividad.
 
3. Bloquea el tiempo 
 
Los gerentes de cualquier profesión comparten algo en común: un calendario colorido lleno de reuniones consecutivas. Uno a uno con informes, registros de equipo, sesiones de lluvia de ideas y conferencias ejecutivas: todas estas son funciones de gestión críticas, pero no deben venir colectivamente a expensas de hacer un trabajo profundo. 
 
Bloquea tiempo en tu calendario para trabajar solo en proyectos que requieren concentración. Este tiempo de trabajo intensamente enfocado mejora la productividad general y amplía el espacio para la resolución creativa de problemas. Prueba un día "sin reuniones" una vez a la semana, o designa ciertas horas en días específicos cada semana para un trabajo de pensamiento profundo. 
 
Este enfoque es un desafío para las personas que tienen dificultades para decir "no" a las invitaciones a reuniones u otras solicitudes, como la ayuda en un proyecto. Respeta y honra en tu espacio personal. Entre las habilidades y herramientas de gestión del tiempo más poderosas para los gerentes está saber cuándo decir "no". Dite a ti mismo que necesitas tiempo de pensamiento profundo para contribuir más a la organización y para tener una sensación de control sobre tu trabajo.

Herramienta: Calendario Outlook para bloquear el tiempo. 

4. Automatiza tantas tareas como sea posible
 
La suma de las tareas administrativas repetitivas que realiza regularmente equivale a una pérdida considerable de tiempo para el trabajo de valor agregado. Minimizar las tareas de baja habilidad con la automatización es el gran secreto en las habilidades y herramientas de gestión del tiempo para los gerentes. 
 
Hoy en día, los avances en automatización están aumentando exponencialmente. Parece que cada dos semanas se introduce una nueva tecnología para aliviar las cargas de cargas repetitivas y aburridas, pero necesarias. El truco es aprender sobre estas automatizaciones y apoyarse en ellas. 
 
P: ¿Quieres organizar horarios con varios clics del ratón? 
R: Automatízalo. 
 
P: ¿Cansado de los varios pasos necesarios para compartir o encontrar información? 
R: Hay herramientas de automatización para eso. 
 
P: ¿Tienes toneladas de correos electrónicos? ¿Constantemente haciendo clic dentro y fuera de los mensajes? ¿Qué pasa con los pequeños y molestos pasos de llenar y eliminar correos electrónicos? 
R: Sí, puedes automatizar todo esto. 
 
P: ¿Qué tan insatisfactorio es asignar múltiples tareas al equipo? ¿O gestionar poco a poco el flujo de trabajo de un equipo? 
R: Hay una manera más fácil. (Automatización) 
 
P: ¿Qué pasa con la revisión y aprobación de documentos? ¿O llenar formularios como informes de gastos? 
R: Automatizar. Automatizar. Automatizar.
 
Todos los pequeños pasos que das, cada clic del mouse o cada vez que buscas información en un lugar diferente, todo se suma a la pérdida de tiempo y poder mental. Puedes dar por sentado estas tareas porque así es como siempre ha sido. Afortunadamente, ya no tienes que hacerlo gracias a la automatización. 
 
Herramientas: Todo Microsoft Suite tiene características de automatización. 

Aprovechar al máximo las habilidades y herramientas de gestión del tiempo para los gerentes

Las habilidades de gestión del tiempo son prácticamente perennes. La priorización adecuada, la maximización de la productividad y el bloqueo del calendario son las raíces de la gestión del tiempo de calidad. 
 
Lo que cambia son las herramientas de gestión del tiempo. En esencia, es tu capacidad para aprovechar estas herramientas a máxima capacidad (dentro de un proceso continuo de aprendizaje) lo que realmente puede desafiar tu actual gestión del tiempo. 
 
Es posible que necesites ayuda con las habilidades básicas de gestión del tiempo y / o aprovechar al máximo las automatizaciones emergentes. Priority Management es tu guía. 

Acerca de Priority Management

Durante cuatro décadas hemos estado guiando a los gerentes hacia mejores prácticas de gestión de la carga de trabajo y gestión del tiempo. Nuestro enfoque une el cambio de comportamiento con las nuevas tecnologías para que se mantenga a la vanguardia del resto en la optimización de su valioso tiempo.  
 
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