Seis secretos de reuniones más productivas

Vea la reunión como el "escenario que más desea disfrutar", y prepárela con un arduo trabajo previo

"Si bien muchas reuniones son relativamente rutinarias, algunas implican deliberación con miras a llegar a decisiones", dice el Dr. Shameen Prashantham, profesor de negocios internacionales y estrategia en China Europe International Business School y autor de Gorillas Can Dance. Él argumenta que es más probable que las decisiones tomadas en una reunión sean "adecuadamente matizadas y procesables cuando los actores involucrados han tenido la oportunidad, de antemano, de ensayar argumentos, medir y obtener la aceptación de otros, y considerar las acciones de seguimiento necesarias con anticipación".

Deje tiempo para "registrarse"

"Nunca iniciamos una reunión sin 'registrarnos", dice Fiona Logan, directora ejecutiva de la compañía global de desarrollo de personas Insights. "Esto permite a las personas participar plenamente en la reunión, compartiendo lo que tienen en mente, cómo se sienten o qué quieren obtener de la reunión".

Logan argumenta que el registro ayuda a las personas a comprender y empatizar con sus compañeros, creando conexión y confianza. También les permite cambiar su mentalidad de donde estaban antes de la reunión, a donde necesitan estar para la reunión. "Eso aumenta el compromiso entre los participantes, lo que generalmente resulta en una reunión positiva y productiva", dice. Logan también recomienda celebrar reuniones de 45 minutos, en lugar de reuniones de una hora de duración, ya que esto "mantiene a todos enfocados durante la duración de la reunión".

Concéntrese en los resultados que desea

"Las reuniones a menudo se llevan a cabo con un propósito completamente equivocado", dice Sandra Porter, autora de How to be an HR Superstar y directora general de la consultora de recursos humanos The HR Dept. "Las reuniones deben ser oportunidades clave para colaborar, resolver problemas e innovar".

Porter cree que, si los líderes calculan el costo de tener a sus colegas juntos durante la duración de la reunión, la reunión debe crear al menos el doble de valor. "La próxima vez que presida una reunión, piense en los resultados, no en las actualizaciones", aconseja. "Haga que la reunión se centre lo más posible en los resultados para que todos vengan a la mesa con su sombrero de pensamiento puesto, y no pensando en qué cenarán".

Comparta informes con antelación

"No dedique tiempo a reunirse para presentar informes", dice Annelise Ly, profesora asociada de la Escuela Noruega de Economía, miembro de la Alianza Global CEMS en Educación Gerencial. "Pida a sus colaboradores que los lean con anticipación y, cuando se reúnan, pasen directamente a la discusión. Involucra a los participantes y reduce la duración de la reunión".

Hágase cargo del debate

"El debate sólido y el desacuerdo en las reuniones es un atributo vital para impulsar la innovación, asegurando así que los equipos puedan florecer y tener éxito", dice David Liddle, CEO de la consultora de cultura transformacional TCM y autor de Transformational Culture. Pero advierte que es demasiado fácil que la discusión enérgica se vuelva dañina y disfuncional.

Los gerentes no pueden darse el lujo de sentarse y dejar que el debate degenere. En cambio, argumenta Liddle: "Necesitan asumir el papel de facilitadores, creando espacios seguros donde pueda tener lugar un diálogo abierto y honesto y donde se acepte y fomente la diversidad de pensamiento".

Planifique cuidadosamente y comuníquese en ráfagas cuando se reúnas virtualmente

"Todo el mundo ha experimentado la 'fatiga de Zoom'", señala la Dra. Amanda Nimon-Peters de Hult International Business School en el Reino Unido y autora del próximo libro Working With Influence. "Esto se debe a que las reuniones virtuales son agotadoras y estresantes cuando ingenuamente las tratamos como el equivalente de las reuniones en vivo".

Nimon-Peters señala que si bien nuestra tecnología ha evolucionado para permitir reuniones remotas, nuestros cerebros no han evolucionado en paralelo. "La distancia simulada entre los participantes de la videoconferencia normalmente se reservaría para personas que conocemos bien, por lo que experimentamos estrés subconsciente debido a la proximidad percibida", explica.

Los equipos en línea exitosos se comunican en ráfagas, no en llamadas consecutivas de conferencia, argumenta Nimon-Peters. "Los participantes también deben prepararse cuidadosamente con anticipación, con el objetivo específico de hacer que su tiempo juntos sea efectivo y atractivo".